Jak zálohuji data a celý svůj digitální život?

Říká se, že skutečnou hodnotu svých dat poznáte až v momentě, kdy o ně přijdete – to je obecná pravda, kterou jsem měl již možnost poznat na vlastní kůži. A to dokonce hned několikrát v poměrně krátkém časovém sledu. Naštěstí nikdy jsem neztratil to nejcennější – rodinné fotky, videa, rodokmeny. I když jsem v minulosti přistupoval k zálohování laxně, měl jsem vždy fotky nebo videa uložená aspoň na DVD nebo externím disku. Nicméně přišel jsem o spousty dat, hromadu dokumentů, či zápisků, která jsem pracně vytvářel nebo různě sháněl. Vše je již dávno nenávratně pryč.

Většina havárií disků, včetně kompletní ztráty dat se odehrála v době mých studií nebo raných začátků podnikání, kdy jsem ještě neměl takové množství důležitých dat, grafických materiálů, fotek, fontů písma a dalšího různého obsahu v digitální podobě tak jako dnes. Poučení pro mě samotného přišlo ještě zavčasu, dnes by to bylo daleko horší a troufám si říci, že pro mě jakožto grafika na volné noze a člověka, který má 90% dat v digitální podobě naprosto likvidační.
Zkušenost z mládí mě přiměla k tomu, abych si postupem času vybudoval vlastní systém zálohování, který vám dnes blíže představím a třeba bude i pro vás určitou inspirací.

Zálohování na několik způsobů

Pro práci používám notebook od Samsungu, který má dva interní harddisky, každý s kapacitou 1 TB, dále cloudové úložiště Google Drive a Microsoft OneDrive a dva externí hard disky. Kombinací všech úložišť se snažím předejít možným situacím, které mohou nastat, ať už se jedná o selhání jednoho, či druhého disku, přírodní katastrofě nebo selhání mě samotného.

To nejdůležitější ukládám do cloudu Google Drive

Všechny dokumenty, fotky, materiály k práci, zdrojové grafické soubory k jednotlivým zakázkám, faktury, licence to vše mám primárně uložené v cloudu Google Drive. Složku s daty mám na hlavním systémovém disku C v notebooku a vše se synchronizuje mezi počítačem a servery Googlu. Data mám tak uložená na dvou místech zároveň a zároveň mám k datům přístup ze svého mobilního telefonu.

Druhý zálohovací disk v notebooku

Díky tomu, že v notebooku mám dva stejně velké disky, ukládám všechny soubory, fotky, dokumenty na hlavní disk C. Druhý disk D používám jen pro ukládání záloh, které postupně verzuji a značím stylem rok-měsíc-den. Na tento déčkový disk se mi automaticky překopírovává celý adresář Google Drive s nejdůležitějšími dokumenty a to zpravidla jednou za měsíc. Dále na tento zálohovací disk stahuji data z webhostingů, archívy e-mailů, vygenerované zálohy profilů ze sociálních sítích atd. Tím se chráním před selháním hlavního systémového disku C a také na jedno místo soustřeďuji zálohy z ostatních služeb, serverů, webhostingů atd. Vše na jednom místě, následně veškerá data z disku D se mi automaticky zálohují na další cloudové úložiště, kterým je Microsoft OneDrive.

Samostatné dva externí hard disky

Držet trvale zálohy pouze na druhé disku v notebooku nebo v omezeném cloudovém úložišti je rizikové. Proto vždy jednou do měsíce připojuji externí hard disk k počítači s kapacitou 2 TB, kam veškerá data z disku D manuálně překopíruji. Vytvářím si tak další úroveň zálohy. Externí disk po dokončení odpojím a uložím do skříně, není tak trvale připojený do sítě a chráním se tak vůči elektrickému zkratu i přesto, že používám ochranu proti přepětí, UPS aj.

Základem je automatizace – zbytek manuální proces

Kde je to možné, nastavuji automatické formy zálohování – třeba kopírování vybraných dat z disku C na zálohovací D mi automaticky zajišťuje aplikace SyncBack v pravidelných intervalech (2 týdny nebo 1x za měsíc), stejně tak automaticky funguje synchronizace dat v rámci cloudového úložiště Google Drive nebo záloha záloh na OneDrive. Bohužel značná část zálohování zautomatizovat nejde nebo je prozatím nespolehlivá.
Abych si udržel nějakou pravidelnost v zálohování, vytvořil jsem si plánovací kalendář. Pro organizaci práce a projektů pro klienty používám aplikaci Todoist, kde mám přímo “projekt” pojmenovaný Zálohování a zde vytvořené jednotlivé dílčí úkoly, které se mi v týdenním nebo měsíčním intervalu opakují. Díky tomu neodkládám zálohování na později a udržuji zálohy stále aktuální i v případě dalších služeb.

E-maily, kontakty, kalendář …

V současné době je pro mě e-mail hlavní komunikační nástroj, používám Gmail od Googlu, kde mám veškerou komunikaci s klienty za poslední roky, objednávky z e-shopů a další důležité informace, které budou v případě ztráty pro mne znamenat katastrofu. Naštěstí Google má přímo vlastní nástroj Takeout, který umožňuje pohodlné vygenerování záloh celého Gmailu, kontaktů a dalších dat.

Veškerou poštu v Gmailu + kontakty zálohuji 1x za měsíc

Evernote, Todoist, WorkFlowy …

Přezdívám mu externí mozek, takovou funkci mi plní aplikace Evernote, kde si zaznamenávám různé výpisky, archivuji ty nejlepší články a další zajímavosti. Evernote nemá možnost automatického zálohování, proto si pravidelně manuálně vygeneruji export veškerých poznámek a uložím na disk D. Úplně stejně postupuji v případě aplikací Todoist, kterou používám pro organizaci všech projektů nebo WorkFlowy, co mi slouží jako taková lineární myšlenková mapa, třeba pro vymýšlení dalších námětů na články.

Data z Evernote, Todoist a WorkFlowy zálohuji 1x za dva týdny

Twitter, Facebook, Linkedin …

Aktivně využívám většinu sociálních sítích, které používám jako hlavní zdroje informací a také zde sdílím vlastní články a další zajímavý obsah. Většina sítí umožňuje vygenerování záloh vlastního profilu, odkaz pro stažení pak přijde zpravidla e-mailem. Vše opět soustřeďuji a ukládám na hlavní disk D.

Nechávám ručně generovat zálohy 1x za dva měsíce

Webhostingy

Veškeré své projekty a také web stránky, které jsem vytvářel pro klienty zálohuji nejčastěji. Všechny weby co vytvářím běží na redakčním systému WordPress, kde zálohuji samotnou databázi přes phpMyAdmin, dále exportuji nastavení dané šablony, export článků přímo z WordPressu a nepochybně také veškerá data ze serveru přes FTP klienta. Je to hodně náročný proces, který jsem v minulosti zkoušel zautomatizovat, ale bohužel neúspěšně. Kdyby jste měli někdo tip na zajímavé doplňky, které vše výše uvedené dokáží zálohovat a třeba ukládat na cloud, napište do komentáře.

Data z webhostingů zálohuji 1x za měsíc a v některých případech 1x za týden

A je to vůbec zapotřebí takhle hrotit?

Jak jsem psal v úvodu, přišel jsem už o několik harddisků, konkrétně v šesti případech a to už aspoň pro mne je řádné poučení. Vzhledem k tomu, že má práce grafického designéra je z 90% digitální činností, tak nemám k většině dokumentů a souborů verzi v tištěné podobě, kterou bych mohl použít v případě ztráty. Ano, ještě jsou tu firmy, které se specializují na obnovu dat z poškozených disků, kdy se cena pohybuje v nižších desítkách tisíc a pravděpodobnost záchrany všech dat není stoprocentní.

Ne nadarmo se lidé dělí na dvě skupiny – na ty, kteří o svá data přišli a ty, které to teprve čeká.

Dnes už bych ani nespočítal případy, kdy jsem musel sáhnout do vlastních záloh. Typicky se jedná o situace, kdy aktualizuji jádro webu, pluginy a nějaké doplněk mi kompletně rozhodí celý web. Než složitě hledat chybu v kódu, rychlejší je web manuálně obnovit ze zálohy. Stejně tak jsem si už několikrát omylem smazal soubory grafického návrhu v Photoshopu, který jsem pracně vytvářel hodiny nebo si uložil špatnou verzi a přepsal tím původní soubory.

V tomhle směru mě vždy zachrání cloud, konkrétně Google Drive, který má sám o sobě verzování souborů, možnost návratu zpět v čase nebo obnoví zpět smazaný soubor. Stejně tak v případě rodinných fotek, videí nebo již zmíněných rodokmenů, je to nějaká historie, nějaký okamžik, který by jednou zaznamenán a je pouze a jen v digitální podobě, stačí jeden zásah bleskem, vytopení domácnosti, požár, krádež a data jsou nenávratně pryč, pokud neexistují zálohy ať už lokálního, či externího charakteru nebo zálohy mimo samotnou domácnost.

Máte nějakou osobní zkušenost se ztrátou dat? Vytvořili jste si vlastní systém zálohování? Podělte se s ostatními v komentářích pod tímto článkem.